Jumat, 27 September 2019

Tips Mudah Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) Kerja Untuk Pemula

Apakah anda seorang pemilik sebuah usaha? Sebagai seorang pengusaha, tentunya anda ingin usaha yang anda jalankan bisa berkembang hingga sukses. Untuk mencapai tujuan ini, tentunya anda harus memiliki sebuah Standar Operasional Prosedur (SOP) yang jelas dan bisa dijalankan dengan baik oleh setiap karyawan di perusahaan anda.

apa itu sop
ilustrasi sop
Masalah yang sering dihadapi setiap orang yang baru saja memulai sebuah usaha adalah mengenai bagaimana membuat SOP kerja di perusahaan yang baik dan efisien. Untuk menjawab permasalah ini, pada artikel ini akan kami bahas mengenai apa itu sop dan membuatnya yang tepat, tidak hanya sekedar SOP yang berisi teori dan konsep saja, melainkan sebuah SOP yang benar-benar bisa dijalankan demi kemajuan perusahaan.

apa itu sop dan cara membuatnya untuk pemula

Baiklah, kita mulai dari pembahasan pertama dari yang mudah terlebih dahulu. Tidak sulit sebenarnya membuat SOP yang efektif, hanya perlu mengetahui apa saja yang harus dilakukan secara runut mengenai tugas-tugas pada satu unit kerja. Penjelasan singkat mengenai tips membuat SOP adalah berikut ini:

Memikirkan Setiap Pekerjaan Yang Harus Dilakukan Pada Tim Unit Kerja

     Pada sebuah usaha, yang mana terdiri dari banyak orang dan biasanya terbagi dalam unit kerja atau divisi, pastinya memiliki tugas yang berbeda-beda. Jika anda masih bingung menentukan SOP mana dulu yang harus dibuat, anda bisa membuat apa itu SOP dari bagian yang paling mudah dan simple terlebih dahulu. Kita ambil contoh misalnya bagian resepsionis atau penerima telepon, bagian ini dirasa paling mudah namun cukup berperan penting terhadap citra perusahaan. Oleh sebab itu, anda bisa mulai dengan membuat SOP mengenai bagaimana cara menerima telepon costumer dengan baik.
  • •    Saat menerima telepon, lakukan dengan baik dan ramah, hal ini dapat ditunjukkan dengan cara mengucapkan “Halo” dan mengatur intonasi suara. Meski si penelepon tidak bisa melihat langsung sosok penerima telepon, namun menjaga sikap agar tetap terlihat baik sangatlah perlu
  • •    Sesudah mengucapkan “Halo”, lanjutkan dengan sapaan hangat seperti “Selamat Siang” lalu berikan keterangan dengan menyebutkan nama perusahaan seperti “Dengan PT.Graha…”, kemudian tanyakan apa yang bisa dibantu?
  • •    Saat customer atau si penelepon bicara, hendaknya mendengarkan dengan seksama dan fokus agar tidak terjadi perulangan, hal ini untuk menghindari si penelepon merasa kecewa atau merasa diabaikan
  • •    Mencatat poin-poin penting pertanyaan atau keluhan dari customer
  • •    Memberikan penjelasan atau jawaban atas setiap pertanyaan yang diajukan oleh customer dengan baik dan jelas
  • •    Tanyakan kepada customer apakah masih ada pertanyaan atau suatu hal yang kurang jelas
  • •    Jika customer telah merasa puas dengan jawaban yang diberikan dan pembicaraan akan berakhir, jangan lupa ucapkan terimakasih
  • •    Ucapkan pula penawaran untuk tidak sungkan menghubungi kembali jika kiranya ada hal yang perlu ditanyakan
  • •    Percakapan lewat telepon dapat diakhiri.

Itu tadi salah satu contoh bagaimana mengawali pembuatan SOP di perusahaan. Ternyata cukup mudah bukan? Jika saja anda mengetahui dari awal bahwa SOP dapat dibuat dari hal yang paling mudah terlebih dahulu, tentu anda tidak akan terlalu bingung. Lanjutkan pembuatan SOP ke tahap selanjutnya atau pada unit kerja lain yang dirasa paling mudah dan memungkinkan untuk lebih dulu dibuat. Anda bisa mengajak serta karyawan atau konsultan pada proses pembuatan apa itu SOP, tujuannya agar SOP benar-benar dibuat sesuai kebutuhan kerja, tidak hanya sekedar untuk pajangan saja tetapi memang benar-benar diaplikasikan pada kegiatan kerja sehari-hari
Share:

BTemplates.com

Diberdayakan oleh Blogger.